TravPlan : outil pour organiser et suivre un voyage sur mesure
TravPlan est un outil conçu pour les travel planners qui veulent créer, suivre et faire valider leurs voyages clients dans un seul espace.
Aujourd’hui, un voyage sur mesure se construit souvent entre plusieurs outils, avec des retours clients dispersés et un suivi difficile.
TravPlan permet de centraliser les informations, d’éviter les échanges inutiles et de gagner du temps dans la création des itinéraires.
Le but n’est pas seulement de créer un carnet de voyage. Le cœur de l’outil, c’est d’aider l’organisateur à construire un voyage, à suivre les validations et à préparer le carnet final sans tout refaire dans plusieurs outils.
Le problème des travel planners
Quand on prépare un voyage sur mesure, le travail ne se limite pas à écrire un itinéraire.
Il faut souvent :
- préparer une première proposition
- expliquer les étapes du voyage
- proposer plusieurs options au client
- envoyer le document
- récupérer les remarques par mail ou message
- retrouver ce qui a été validé ou refusé
- modifier l’itinéraire
- préparer ensuite le carnet final
À force, les informations se dispersent.
Un retour client peut se retrouver dans un mail, une remarque dans WhatsApp, une validation dans une conversation, et le document principal dans un autre outil.
TravPlan sert à éviter cette dispersion en regroupant la création du voyage, les retours clients et le suivi au même endroit.
Comment fonctionne TravPlan
Dans TravPlan, l’organisateur construit le voyage à partir d’éléments libres.
Il peut ajouter une étape, un hébergement, une activité, un trajet, une alternative, une consigne pratique, une recommandation ou n’importe quelle information utile au client.
Le système n’est pas limité à un catalogue d’activités ou à des catégories fermées. L’organisateur garde sa manière de rédiger et de présenter le voyage.
L’idée est de garder la souplesse d’un document classique, avec une structure plus simple à suivre, à modifier et à faire valider.
Validation et retours clients
TravPlan permet de présenter certains éléments au client pour validation.
Le client peut alors :
- valider une proposition
- refuser une proposition
- laisser un commentaire
- donner un avis sur une étape ou une activité
Les retours restent attachés directement à l’élément concerné.
Cela évite de chercher dans plusieurs mails ou messages pour savoir ce que le client a accepté, refusé ou demandé à modifier.
Pour l’organisateur de voyage, le suivi devient plus clair. Il sait plus facilement où en est le dossier et ce qu’il doit ajuster.
Pour approfondir ce sujet, vous pouvez lire aussi : comment gérer les retours clients dans un voyage sur mesure.
Un outil de travail avant un outil de présentation
La partie client existe, mais elle n’est pas le seul intérêt de TravPlan.
Le vrai objectif est de faire gagner du temps pendant la construction du voyage.
Le carnet PDF et la version web app arrivent ensuite comme une continuité du travail déjà fait. Une fois le voyage préparé, validé et complété, l’organisateur peut livrer un carnet clair au client sans devoir tout reconstruire dans un autre outil.
Le rendu final reste simple. L’objectif n’est pas de remplacer une mise en page entièrement personnalisée faite à la main pendant des heures. L’objectif est d’obtenir un support lisible, avec les informations utiles déjà présentes.
Côté client
Le client peut consulter son voyage depuis un lien privé.
Il retrouve les étapes, les informations pratiques, les liens utiles, les choix à valider et les contenus ajoutés par l’organisateur.
Une version web app permet aussi d’ajouter le voyage sur l’écran d’accueil du téléphone, comme une application. Le client retrouve plus facilement son voyage, y compris hors ligne pour les informations déjà chargées.
Le PDF reste disponible pour ceux qui préfèrent un document classique.
Ce que TravPlan permet de faire
TravPlan permet notamment de :
- construire un voyage client étape par étape
- ajouter librement des éléments de voyage
- réutiliser ou dupliquer des contenus déjà créés
- proposer plusieurs options au client
- demander une validation sur certaines propositions
- récupérer les commentaires au bon endroit
- suivre ce qui est validé, refusé ou en attente
- ajouter des liens utiles, réservations, cartes ou informations pratiques
- préparer progressivement le carnet final
- générer un PDF
- proposer un accès web sur téléphone
Le but est de limiter les doubles saisies et d’éviter de refaire plusieurs fois le même travail.
Vous pouvez aussi lire l’article dédié aux fonctionnalités utiles d’un outil pour travel planner.
Pourquoi une phase pilote
TravPlan fonctionne déjà dans le cadre de l’activité de ma femme.
Je souhaite maintenant le confronter à d’autres façons de travailler, car chaque organisateur de voyage a ses méthodes, ses destinations, ses clients et ses contraintes.
C’est pour cette raison que je cherche 2 ou 3 organisateurs ou organisatrices de voyages pour utiliser TravPlan sur de vrais dossiers clients pendant 3 mois.
L’objectif n’est pas d’obtenir un avis rapide après une simple visite de l’outil. L’idée est d’avoir des retours basés sur une vraie utilisation.
Ce que je propose
Je propose un accès gratuit pendant 3 mois à quelques personnes.
En échange, j’aimerais avoir des retours concrets sur :
- ce qui fait gagner du temps
- ce qui reste trop compliqué
- ce qui manque dans l’outil
- ce qui n’est pas clair côté client
- ce qui pourrait être amélioré côté organisateur
- les usages auxquels je n’ai pas pensé
L’objectif est de faire évoluer TravPlan avec des retours réels, pas seulement avec mon propre regard.
À qui s’adresse cette phase pilote
Cette phase pilote s’adresse surtout aux organisateurs de voyages qui ont déjà des dossiers clients en cours ou à venir.
TravPlan sera plus utile à tester si vous créez régulièrement des itinéraires, des propositions de voyage, des carnets clients ou des documents de suivi.
Si votre méthode actuelle vous convient parfaitement et que vous ne perdez pas de temps dans vos échanges clients ou la création de vos documents, TravPlan ne sera peut-être pas prioritaire pour vous.
Et ensuite
Pour le moment, TravPlan n’est pas encore vendu en accès libre.
Après la phase pilote, si l’outil convient et que vous souhaitez continuer à l’utiliser, il passera probablement sur un abonnement mensuel.
Le tarif exact n’est pas encore fixé. L’idée est de l’ajuster en fonction des retours, du temps gagné et du niveau d’accompagnement nécessaire.
TravPlan n’est pas pensé comme une grosse plateforme en libre inscription. Chaque espace est préparé avec un minimum d’accompagnement, pour rester adapté à la façon de travailler des organisateurs de voyages.
Un outil accompagné, entre sur mesure et plateforme classique
TravPlan n’est pas une grosse plateforme en libre inscription, où tout le monde crée son compte seul avec le même espace standardisé.
Chaque espace est préparé individuellement, avec un accompagnement au départ. Certains éléments peuvent aussi être adaptés selon l’identité de l’organisateur de voyage, comme le logo ou quelques détails visuels.
Le fonctionnement principal reste le même pour tous. TravPlan repose sur un socle commun, que je fais évoluer au fil des retours et des besoins concrets des utilisateurs.
Si un besoin revient, ou si une amélioration peut servir à d’autres organisateurs de voyages, elle peut être ajoutée à l’outil. Par exemple, un champ, un bouton, une option ou une façon plus simple de gérer une étape du voyage.
TravPlan se situe donc entre un outil développé sur mesure pour une seule personne et une grande plateforme classique. L’objectif est de garder une relation plus directe, proche d’un lien webmaster / client, avec un outil qui reste vivant et adapté au terrain.
Pour mieux comprendre la logique de création, vous pouvez lire aussi : créer un itinéraire de voyage sur mesure sans perdre du temps dans les copier-coller.
Voir une démo
Une démo côté client permet de voir le rendu final pour un voyageur.
Elle montre comment le client consulte son itinéraire, ses informations pratiques, les liens utiles et les éléments préparés par l’organisateur.
Me contacter
Si TravPlan peut correspondre à votre façon de travailler, vous pouvez me contacter pour en discuter.
Après avoir consulté la démo côté client, je peux vous présenter la partie création et gestion des itinéraires dans un second temps.
Je peux aussi répondre à vos questions sur la phase pilote, l’accès gratuit pendant 3 mois et le fonctionnement général de l’outil.
